Pancake POS + Larkbase: Bộ đôi vàng cho SME muốn quản lý bán hàng chuyên nghiệp

TL;DR: Pancake giúp gộp chat từ Zalo, Facebook, Instagram về một nơi và tạo đơn ngay khi chat. Larkbase đóng vai trò CRM backend - quản lý hợp đồng, giao việc, công nợ, hoa hồng. Kết hợp qua webhook/API, hai công cụ này tạo thành hệ thống quản lý bán hàng hoàn chỉnh cho SME với chi phí hợp lý.

---

Vấn đề quen thuộc của doanh nghiệp nhỏ

Bạn có thể đang gặp một (hoặc nhiều) trong những tình huống sau:

• Chat khách hàng phân tán: Zalo cá nhân một nơi, Zalo OA một nơi, Facebook Messenger nơi khác. Nhân viên nghỉ việc → mất luôn lịch sử chat
• Quản lý bằng Excel không giao việc được: Biết khách đặt hàng rồi, nhưng ai xử lý? Deadline khi nào? Hoàn thành chưa?
• Tính hoa hồng cuối tháng mất cả ngày: Ai chốt đơn nào? Hợp đồng nào đã thanh toán? Còn nợ bao nhiêu?
• Muốn tìm thông tin phải mở nhiều file: Search mã hợp đồng phải mở 3-4 sheet Excel khác nhau

Nếu bạn đang ở giai đoạn này, có hai lựa chọn phổ biến:

1. Mua phần mềm CRM đóng gói - Dùng được ngay nhưng cứng nhắc, khó tùy chỉnh theo quy trình riêng
2. Thuê code phần mềm riêng - Linh hoạt nhưng tốn 50-100 triệu và mất 3-6 tháng

Có cách thứ ba: Kết hợp các công cụ có sẵn một cách thông minh. Đó là Pancake + Larkbase.

---

Pancake - Giải quyết bài toán chat đa kênh

Pancake là gì?

Pancake là nền tảng Omnichannel - cho phép quản lý tất cả tin nhắn từ nhiều kênh (Zalo OA, Facebook, Instagram, Shopee, Lazada...) tại một giao diện duy nhất.

Tính năng nổi bật của Pancake

Tính năng	Mô tả
Gộp chat về 1 nơi	Tất cả tin nhắn từ mọi kênh về cùng dashboard
Nhận dạng tự động	Tự động extract số điện thoại, địa chỉ từ tin nhắn
Gắn nhãn phân loại	Phân loại khách: Lead mới, Đang tư vấn, Chốt đơn, VIP...
Tạo đơn ngay khi chat	Pancake POS tích hợp sẵn, không cần chuyển tab
Lưu lịch sử trọn đời	Dữ liệu thuộc về bạn, nhân viên nghỉ vẫn còn data
Tích hợp tổng đài	Gọi điện và ghi âm cuộc gọi ngay trên nền tảng

Pancake giải quyết được gì?

Pancake giải quyết tốt phần tiền tuyến - nơi sale tiếp xúc với khách hàng:

• Không bỏ sót tin nhắn
• Không mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ
• Tạo đơn hàng nhanh chóng
• Thống kê cơ bản (số tin nhắn, đơn hàng...)

---

Khi Pancake chưa đủ - Larkbase là cánh tay nối dài

Larkbase là gì?

Larkbase (thuộc hệ sinh thái Lark/Feishu) là nền tảng No-code database - cho phép bạn xây dựng ứng dụng quản lý mà không cần viết code.

Hãy tưởng tượng: Excel + Database + Automation + Phân quyền + Mobile App = Larkbase

Tại sao Larkbase phù hợp làm CRM backend?

1. Tùy chỉnh hoàn toàn theo quy trình của bạn

Mỗi doanh nghiệp có quy trình khác nhau. Studio ảnh cưới khác salon tóc, khác công ty phần mềm. Với Larkbase, bạn tự thiết kế:

• Các trường dữ liệu cần thiết
• Công thức tính toán (hoa hồng, công nợ...)
• Workflow giao việc
• Dashboard báo cáo

2. API mở và Webhook mạnh mẽ

Larkbase có API đầy đủ và hỗ trợ webhook - yếu tố then chốt để tích hợp với Pancake và các hệ thống khác.

3. Phân quyền chi tiết đến từng record

• Sale chỉ thấy khách hàng của mình
• Thợ chỉ thấy công việc được giao
• Quản lý thấy toàn bộ và báo cáo tổng hợp

4. Mobile app có sẵn

Team field có thể cập nhật công việc ngay trên điện thoại - không cần ngồi máy tính.

5. Free tier hào phóng

Lark cung cấp gói miễn phí cho team nhỏ (dưới 50 users), đủ để bắt đầu mà không lo chi phí.

---

Kiến trúc tích hợp Pancake + Larkbase

Đây là cách dữ liệu chảy trong hệ thống:

Kiến trúc hệ thống Pancake + Larkbase

👥Khách hàng

Zalo OA

Facebook

Instagram

Shopee

Omnichannel

PANCAKE

Gộp chat 1 nơiTạo đơn khi chatNhận dạng SĐTGắn nhãn KH

Webhook / API

CRM Backend

LARKBASE

📋Hợp đồngMã tự động

✅Giao việcDeadline

💰Công nợThanh toán

💎Hoa hồngTự động tính

Luồng hoạt động chi tiết

Bước 1: Khách hàng nhắn tin

• Khách inbox qua Zalo OA, Facebook Messenger, hoặc Instagram
• Tất cả tin nhắn được gom về Pancake

Bước 2: Sale xử lý trên Pancake

• Trả lời tin nhắn khách
• Gắn nhãn phân loại
• Khi chốt đơn → Tạo đơn hàng trên Pancake POS

Bước 3: Đồng bộ tự động qua Webhook/API

• Khi đơn hàng được tạo trên Pancake
• Webhook trigger sang n8n (hoặc các automation tool khác)
• Dữ liệu được transform và ghi vào Larkbase

Bước 4: Larkbase xử lý nghiệp vụ

• Tự động tạo hợp đồng với mã số tự động
• Tính toán công nợ, hoa hồng
• Giao việc cho thợ/hậu kỳ
• Gửi notification nhắc deadline

---

5 lý do Larkbase là lựa chọn tốt nhất cho CRM backend

1. Hệ sinh thái hoàn chỉnh

Lark không chỉ có Base (database), mà còn:

• Docs - soạn thảo văn bản, hợp đồng
• Sheets - báo cáo chi tiết
• Messenger - chat nội bộ
• Calendar - quản lý lịch
• Approval - workflow phê duyệt

Tất cả liên kết với nhau một cách mượt mà.

2. Automation built-in

Larkbase có automation rules tích hợp sẵn:

• Khi record được tạo → Gửi notification
• Khi field thay đổi → Update field khác
• Khi đến deadline → Nhắc nhở tự động

3. Dashboard và báo cáo trực quan

Không cần BI tool riêng, Larkbase có:

• Chart, pivot table
• Dashboard tùy chỉnh
• Số liệu realtime

4. Bảo mật cấp doanh nghiệp

• Data center tại Singapore (gần Việt Nam)
• Mã hóa end-to-end
• SSO, 2FA
• Audit log đầy đủ

5. Chi phí hợp lý

So với các CRM SaaS khác (Salesforce, HubSpot, Zoho...), Larkbase:

• Gói miễn phí đủ cho team nhỏ
• Gói Pro giá cạnh tranh
• Không giới hạn số record như nhiều công cụ khác

---

Các module có thể xây dựng trên Larkbase

Tùy theo ngành nghề và nhu cầu, bạn có thể xây các module:

Module Quản lý Khách hàng (CRM Core)

• Thông tin khách: SĐT, tên, nguồn lead
• Lịch sử tương tác
• Ghi chú, nhãn phân loại
• Lifecycle stage (Lead → Opportunity → Customer)

Module Quản lý Hợp đồng

• Mã hợp đồng tự động (VD: HD-2026-001)
• Chi tiết dịch vụ/sản phẩm
• Trạng thái: Báo giá → Đã ký → Đang thực hiện → Hoàn thành
• Liên kết với khách hàng và công nợ

Module Giao việc & Tiến độ

• Assign task cho thành viên
• Deadline và reminder
• Progress tracking
• Workload view (ai đang quá tải)

Module Công nợ

• Thanh toán theo đợt (cọc, giữa kỳ, tất toán)
• Tracking từng lần thanh toán
• Cảnh báo công nợ quá hạn
• Báo cáo dòng tiền

Module Hoa hồng

• Cấu hình % hoa hồng theo sản phẩm/dịch vụ
• Tự động tính khi hợp đồng hoàn thành
• Báo cáo hoa hồng theo tháng/nhân viên

Dashboard Tổng quan

• Doanh thu theo tháng/quý
• Tỷ lệ chuyển đổi lead
• Top performer
• Công nợ còn lại

---

Ai nên sử dụng giải pháp này?

Giải pháp Pancake + Larkbase phù hợp với:

• Studio ảnh cưới: Quản lý booking, giao việc thợ chụp/hậu kỳ, công nợ theo hợp đồng
• Salon/Spa: Đặt lịch, quản lý khách VIP, hoa hồng cho sale
• Agency marketing: Quản lý dự án, timeline, invoice client
• Công ty dịch vụ B2B: CRM, pipeline, hợp đồng, thanh toán
• Bán hàng đa kênh: Gom đơn từ nhiều nguồn, quản lý inventory

Lưu ý về giới hạn Larkbase

Larkbase có giới hạn 50.000 dòng/bảng ở gói miễn phí và Pro. Với doanh nghiệp có lượng data lớn (ví dụ: hàng chục nghìn đơn hàng/năm), có 2 cách xử lý:

1. Tách thành nhiều bảng: Ví dụ chia theo năm (Đơn hàng 2025, Đơn hàng 2026...)
2. Kiến trúc hybrid: Lưu data chi tiết trên cloud database (PostgreSQL, Supabase...), dùng Larkbase làm giao diện xem báo cáo tổng hợp

Cách thứ 2 là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp scale - data raw được lưu và xử lý trên cloud với chi phí thấp hơn nhiều, chỉ đẩy kết quả tổng hợp về Larkbase để team xem dashboard.

Không phù hợp nếu:

• Chỉ cần CRM đơn giản: Nếu bạn chỉ cần quản lý danh sách khách và lịch sử chat, CRM có sẵn trong Pancake là đủ
• Muốn tự code hoàn toàn: Nếu có team IT và muốn kiểm soát 100% source code, build hệ thống riêng phù hợp hơn

---

Kết luận

Pancake và Larkbase là hai công cụ mạnh mẽ khi đứng riêng, nhưng khi kết hợp đúng cách, chúng tạo thành một hệ thống quản lý bán hàng hoàn chỉnh:

• Pancake xử lý tiền tuyến: chat đa kênh, tạo đơn nhanh
• Larkbase xử lý hậu phương: hợp đồng, giao việc, công nợ, hoa hồng, báo cáo
• Webhook/API là cầu nối tự động hóa giữa hai bên

Với chi phí hợp lý và thời gian triển khai ngắn (4-6 tuần), đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn chuyên nghiệp hóa quy trình mà không phải đầu tư quá lớn.