LarkBase là công cụ quản lý dữ liệu tuyệt vời - nhưng khi cần tạo PDF chuyên nghiệp hoặc gửi email tự động cho khách hàng, nhiều doanh nghiệp gặp phải những rào cản đáng kể. Bài viết này sẽ phân tích các pain points phổ biến và giới thiệu giải pháp hiệu quả từ Diginno.
Pain Points: Những khó khăn thực tế
1. LarkBase không có tính năng tạo PDF native
Bạn có bảng dữ liệu hoàn hảo trong Base:
- Danh sách hợp đồng với đầy đủ thông tin khách hàng
- Bảng đơn hàng với chi tiết sản phẩm, giá, thuế
- Phiếu xuất kho với số lượng, đơn vị, kho xuất
Nhưng khi cần in PDF để gửi cho khách hàng? Bạn phải:
- Copy thủ công sang Word/Google Docs
- Format lại từ đầu mỗi lần
- Dễ sai sót khi copy số liệu
- Mất 5-10 phút cho mỗi tài liệu
→ 1 nhân viên xử lý 20 hợp đồng/ngày = 3+ giờ chỉ để copy-paste!
2. Automation trong Base giới hạn
LarkBase Automation hỗ trợ một số hành động tự động, nhưng:
| Có thể làm | Không thể làm |
|---|---|
| Gửi notification trong Lark | Tạo file PDF từ dữ liệu |
| Cập nhật record | Gửi email với attachment |
| Trigger webhook | Gửi Zalo/SMS cho khách hàng |
| Tạo task trong Lark | Tùy biến giao diện tài liệu |
3. Plugin có sẵn quá đắt
Các plugin như DocuGenius giải quyết được vấn đề tạo PDF, nhưng:
- Chi phí cao: $20-40/seat/tháng
- Tính theo người dùng: Team 10 người = $200-400/tháng = $2,400-4,800/năm
- Template giới hạn: Không thể tùy biến 100% giao diện
- Không gửi được Zalo/Messenger: Chỉ hỗ trợ email
4. Thiếu Vietnamese localization
Các giải pháp quốc tế thường thiếu:
- Chuyển số thành chữ tiếng Việt (15.000.000 → "mười lăm triệu đồng")
- Định dạng tiền tệ VND chuẩn (dấu chấm ngăn cách hàng nghìn)
- Ngày tháng theo định dạng Việt Nam (DD/MM/YYYY)
- Font hỗ trợ đầy đủ ký tự tiếng Việt
5. Workflow rời rạc
Quy trình hiện tại của nhiều doanh nghiệp: LarkBase → Copy sang Word → Format → Export PDF → Mở Email → Đính kèm → Gửi = 7 bước thủ công, 5-10 phút/tài liệu.
Giải pháp: Diginno PDF Generator
Workflow tự động hoàn toàn
Thay vì 7 bước thủ công, với Diginno bạn chỉ cần nhấn 1 nút:
- Hệ thống tự động lấy dữ liệu, tạo PDF theo mẫu của bạn
- Format tiền tệ, ngày tháng, số thành chữ tiếng Việt
- Lưu link PDF về Base + gửi cho khách hàng
→ 1 bước duy nhất, 5-30 giây! PDF xuất hiện + Email đã gửi!
Cách hoạt động
Bạn chỉ cần nhấn nút hoặc thay đổi trạng thái trong LarkBase → Hệ thống tự động:
LarkBase
Nhấn nút hoặc đổi trạng thái
n8n Workflow
Lấy dữ liệu tự động
HTML Template
Render mẫu PDF
PDF API
Tạo file PDF
Gửi Email/Zalo
Đến khách hàng
LarkBase
Nhấn nút hoặc đổi trạng thái
n8n Workflow
Lấy dữ liệu tự động
HTML Template
Render mẫu PDF
PDF API
Tạo file PDF
Gửi Email/Zalo
Đến khách hàng
Template PDF được thiết kế riêng theo thương hiệu của bạn - logo, màu sắc, font chữ, layout hoàn toàn tùy biến.
Tính năng nổi bật
| Tính năng | Mô tả |
|---|---|
| Tùy biến 100% | Thiết kế HTML/CSS theo brand guidelines |
| Đa khổ giấy | A4, A5, A7, Receipt 80mm/58mm, custom |
| Vietnamese | Số thành chữ, tiền tệ, ngày tháng chuẩn VN |
| Đa kênh | Email, Zalo OA, Zalo cá nhân, Messenger, Telegram |
| Tốc độ | 5-30 giây/PDF |
| Không giới hạn | In bao nhiêu PDF cũng được |
So sánh chi phí
Quy trình thủ công
| Hạng mục | Chi phí |
|---|---|
| Thời gian | 5-10 phút/tài liệu |
| 20 tài liệu/ngày × 22 ngày | 36-73 giờ/tháng |
| Lương nhân viên | 8-15 triệu VND/tháng |
| Chi phí ẩn | Sai sót, chậm trễ, khách hàng không hài lòng |
Plugin DocuGenius
| Team size | Chi phí/năm |
|---|---|
| 5 users (Startup) | $1,200 (~30 triệu VND) |
| 5 users (Business) | $2,400 (~60 triệu VND) |
| 10 users (Business) | $4,800 (~120 triệu VND) |
Diginno PDF Generator
| Hạng mục | Chi phí |
|---|---|
| 1 mẫu template | 1 triệu VND (một lần) |
| 3 mẫu (HĐ + Hóa đơn + Xuất kho) | 3 triệu VND |
| Hỗ trợ sửa mẫu | 3 lần miễn phí, thêm 200k/lần |
| In PDF | Không giới hạn |
| Số người dùng | Không giới hạn |
→ Tiết kiệm 97%+ so với plugin, ROI ngay tháng đầu tiên!
Demo: Xem PDF thực tế
Dưới đây là các mẫu PDF được tạo tự động từ LarkBase bởi Diginno:
Tài liệu kinh doanh
| Loại | Số | Xem PDF |
|---|---|---|
| Báo giá dịch vụ | BG-2024-0125 | Xem PDF↗ |
| Hóa đơn bán hàng | HD-2024-05678 | Xem PDF↗ |
| Thông báo công nợ | TB-CN-2024-0156 | Xem PDF↗ |
| Phiếu đề xuất | PDX-2024-0234 | Xem PDF↗ |
Tài liệu kho vận
| Loại | Số | Xem PDF |
|---|---|---|
| Phiếu xuất kho | PXK-2024-0892 | Xem PDF↗ |
| Biên bản bàn giao | BBBG-2024-0089 | Xem PDF↗ |
Tài liệu nhân sự
| Loại | Số | Xem PDF |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động | HDLD-2024-0156 | Xem PDF↗ |
| Thư mời Onboarding | - | Xem PDF↗ |
| Giấy xác nhận công tác | XN-2024-0567 | Xem PDF↗ |
Tất cả PDF trên được tạo tự động - chỉ cần nhấn nút trong LarkBase, 5-30 giây sau PDF xuất hiện!
Video Demo
Xem video demo thực tế cách hệ thống hoạt động:
| Video | Nội dung |
|---|---|
| Demo tạo PDF tự động từ LarkBase↗ | Xem cách tạo hợp đồng, hóa đơn tự động chỉ với 1 nút bấm |
Quy trình triển khai
Bước 1: Khảo sát (Miễn phí)
Bạn gửi mẫu tài liệu hiện tại → Diginno đề xuất giải pháp phù hợp.
Bước 2: Thiết kế mẫu PDF
Diginno thiết kế mẫu PDF theo brand của bạn - logo, màu sắc, layout tùy biến 100%.
Bước 3: Kết nối & Test
Kết nối với LarkBase của bạn, test với dữ liệu thực, hướng dẫn sử dụng.
Bước 4: Bàn giao
Hệ thống sẵn sàng hoạt động, hỗ trợ sau triển khai.
→ Tổng thời gian: 3-5 ngày làm việc
Kết luận
Nếu bạn đang:
- Mất hàng giờ mỗi ngày để copy-paste dữ liệu sang Word
- Trả chi phí cao cho plugin nhưng vẫn thiếu tính năng cần thiết
- Cần gửi PDF tự động qua Email hoặc Zalo
- Muốn template PDF chuyên nghiệp theo brand riêng
Diginno PDF Generator là giải pháp dành cho bạn:
- ✅ Chi phí: 1 triệu VND/mẫu (một lần)
- ✅ In PDF không giới hạn
- ✅ Không giới hạn người dùng
- ✅ Tùy biến 100% giao diện
- ✅ Gửi đa kênh: Email, Zalo, Messenger
- ✅ Vietnamese localization đầy đủ
Liên hệ nhận Demo
Bạn muốn xem demo trực tiếp với dữ liệu LarkBase của mình?
Diginno - Digital Innovation for SMEs
- Website: diginno.net↗
- Zalo: Liên hệ trực tiếp để nhận tư vấn
- Email: hello@diginno.net↗
Chúng tôi sẽ setup demo trong vòng 24 giờ - hoàn toàn miễn phí!
Bài viết hữu ích?
Chia sẻ để nhiều người biết đến!
>_ LLM-Friendly Copy
Copy as Markdown to use with ChatGPT, Claude, or other AI tools
